關于各校區公文信函流轉若幹事宜的通知(東校區收發室10月17日啟用)

關于各校區公文信函流轉若幹事宜的通知

校機關部、處、室，各學院、直屬系，各直屬單位，各附屬單位，後勤集團、産業集團：

為配合校區布局調整的需要，進一步做好各校區之間的公文信函流轉工作，現就公文信函流轉的有關事宜通知如下：

一、公文信函流轉的管理

（一）南校區、北校區、東校區各設有收發室，珠海校區設收發員，負責各校區的公文、信函、報刊的流轉工作。南校區收發室負責統籌協調學校公文信函的流轉工作。

（二）南校區收發室由校長辦公室管理，北校區收發室由醫學部辦公室管理，東校區、珠海校區的收發工作由校區黨政辦公室管理。

（三）各單位須指定專人負責公文收發，保證公文信函及時送達有關人員。

二、信箱的設置

（一）各單位在收發室設一個主信箱和若幹分信箱。院系的主信箱由院系根據實際情況自行選擇，其餘單位原則上在主體所在校區設主信箱。在北校區、東校區、珠海校區設有辦事機構的部門可申請在所在校區開設分信箱，由各單位向各校區收發室管理單位提出開設分信箱的申請。

（二）各單位的公文信函首先分發到主信箱（明确到具體校區的公文信函可直接分發到指定校區信箱），由各單位自行分發，需要交換到其它校區分信箱的公文信函可以通過各校區收發室（或收發員）交換。

三、校内外公文信函的收發

（一）南校區收發室負責校内外公文信函的交換。

（二）根據廣州市公文交換站交換時間的要求，學校公文機要員每天（指工作日，下同）上午8時出發前往廣州市公文交換站交換公文。為保證公文的及時交換，校内各單位需在本市交換的公文應在前一天下午5時前送到南校區收發室。根據廣州市公文交換站的要求，公文以外的資料、印刷品及私人信件不能交換。

（三）凡發往校外的公文，一律使用印有“中山大學”字樣并符合國家标準的信封。

（四）凡交寄機要公文、挂号公文，先由各單位造冊後交學校或校區收發室工作人員簽收。

四、校區間的公文信函交換

（一）南校區與北校區之間每天上午和下午各交換公文一次。交換時間根據校區間的班車時間而定。目前交換的時間是：

南校區→北校區：上午9:30；下午16:00

北校區→南校區：上午9:00；下午15:30

（二）南校區與東校區之間每天交換公文一次。交換時間根據校區間的班車時間而定。目前交換的時間是：

南校區→東校區：上午8:50

東校區→南校區：下午16:40

（三）南校區至珠海校區的公文信函每周一、三、五各交換一次，珠海校區至南校區的公文信函每周三交換一次。緊急的重要公文可臨時增加交換次數。交換時間根據校區間的班車時間而定。目前交換的時間是：

南校區→珠海校區：周一、三、五上午9:00

珠海校區→南校區：周三中午12:00

（四）根據交換時間，各單位應至少提前30分鐘将公文信函送達各校區收發室，以确保公文信函的及時交換。

五、各單位的公文收發

（一）各單位每天應至少到各校區收發室處領取公文兩次，确保及時收取或寄出公文信函。配合廣州市公文交換站的時間要求和校區間公文交換時間，各單位應于每天上午11:00之後至下班之前、下午4:30到下班前到各校區收發室領取公文信函。

（二）各單位領取挂号公文，應到各校區收發室或收發員處簽收。

（三）各單位應及時分發公文信函。如收到緊急公文，各單位負責公文信函的工作人員有義務及時通知有關人員。

校長辦公室

二○○八年十月九日