【轉】設備與實驗室管理處關于規範和加強設備物資及相關服務采購管理工作的通知

校機關各部、處、室，各學院、直屬系，各直屬單位，各附屬單位，産業集團，各有關科研機構：

随着學校加快發展，近年來我校的設備物資及相關服務采購活動日益頻繁，采購量大幅增加，出現了一些采購程序不規範、管理工作不到位等問題。為進一步規範和加強設備物資及相關服務采購管理工作，切實保障學校利益，促進學校各項事業順利發展，現結合近期設備物資及相關服務采購工作中出現的問題，将學校有關管理規定和工作要求通知如下：

一、關于進口設備物資采購及相關管理

1.個人不得用學校經費自行從境外采購進口設備物資。

原則上，凡我校教職工以學校經費采購進口設備物資，無論辦理進口免稅與否，都必須通過學校規定的方式和程序進行采購，并由學校委托的外貿代理公司負責辦理進口通關和付款業務，個人不得私自從境外直接購買和支付貨款。采購方式和基本流程規定如附件所示，具體工作流程及管理規定可在設備與實驗室管理處（以下簡稱設備處）和政府采購與招投标管理中心（以下簡稱招标中心）的網站查閱。

2.免費借用供應商的進口儀器設備，應事先按規定程序報批和登記備案。

近期發現，個别供應商出于推銷産品等目的，主動将進口儀器設備提供給我校一些用戶免費試用；或者我校個别用戶因新購進口儀器設備尚未到貨而科研工作急需使用等原因，存在私自向供應商免費借用同款進口儀器設備的現象。由于缺乏必要的程序控制，這些供應商提供的進口儀器設備潛在來源合法性的風險。

因此，為避免給學校造成不必要的法律風險，原則上不允許校内單位或個人向儀器供應商免費借用進口儀器設備（租用設備除外）。如因特殊情況确有需要的，應提前報設備處審批并登記備案。辦理程序如下：

（1）用戶申請。免費借用進口儀器設備前，用戶應向所在單位提交申請報告說明原因，由單位進行審核。

（2）單位報告。用戶所在單位審核同意後，以單位名義提出申請并通過OA系統報設備處審批。

（3）協議書草拟。設備處審核批準後，用戶應與供應商協商草拟協議書，明确雙方責任義務、借用期限等。供應商應出具能夠證明其提供的進口儀器設備來源合法的資料作為附件。

（4）協議書審核。協議書草拟完成後，用戶應報所在單位審核，并由單位通過OA系統報設備處審定。

（5）協議書簽訂。協議書經設備處審定後，由用戶所在單位與供應商共同簽訂并提交設備處登記備案，之後用戶方可借用供應商的進口儀器設備。

（6）退還設備。借用期到期後，用戶應及時将借用的設備原物退還給供應商。設備處将根據備案信息進行監督提醒。嚴禁用戶将我校新購置的進口儀器設備替代所借用的儀器設備退還給供應商！

3.接受境外捐贈的實驗材料、特殊物品（微生物、人體組織、生物制品、血液及其制品等）應按程序辦理相關手續。

近期，我校一些科研課題組通過快遞方式接受境外機構免費贈送的實驗材料、特殊物品，但快遞入境時因未辦理相關手續而無法通過海關、出入境檢驗檢疫部門的查驗。為避免今後出現類似情況，現将接受境外機構免費贈送實驗材料、特殊物品的校内辦理程序和要求明确如下：

（1）申報。用戶應提前向所在單位報告，說明實驗材料、特殊物品的中英文名稱、類别、成份、來源、數量、性狀（毒性，生物安全等級，是否易燃易爆等）、輸入國家或地區、生産商、用途、實驗操作具體場所及安全防護級别等情況。

（2）審核。所在單位審核同意後，以單位名義通過OA系統報設備處審核、備案。

（3）手續辦理。設備處審核通過後，根據實際需要到學校辦理《事業單位法人證書》複印件以及到出入境檢驗檢疫部門辦理入境特殊物品衛生檢疫審批等手續。

（4）發貨。上述手續辦理完備後，用戶方可通知境外捐贈機構發貨，以免因手續資料不全而導緻實驗材料、特殊物品無法通關入境，影響科研工作的正常開展。

二、關于設備相關服務類項目的采購管理

設備相關服務類項目，是指針對學校已有的設備提供加工、改造、維修、維保、拆裝、轉運等服務的項目，其采購過程、采購方式等參照一般設備采購項目的相關規定和要求進行管理。基本規定如下：

1.單項預算金額低于20萬元的項目，參照學校分散采購的有關規定進行采購。

（1）預算金額低于2萬元的項目：由用戶單位自行通過适當方式選擇服務供應商。

（2）預算金額2萬元以上、低于20萬元的項目：由用戶單位在充分考慮必要性、合理性的前提下，通過商務談判（貨比三家）等方式遴選供應商，報設備處審定；屬單一來源采購的，用戶單位需提交說明報告，報設備處審批。

2.單項預算金額20萬元以上的項目，需通過設備處組織的專家論證後方可實施采購。

（1）用戶單位需通過設備論證管理系統填寫申購表，詳細說明拟采購服務相關設備的購置時間、原值、原保修期限、前期使用情況、設備現狀等,以及拟采購服務的原因和具體内容，充分闡述采購的必要性、可行性及合理性。此外，用戶單位還需先行草拟服務合同範本，一并提交專家論證。

（2）項目通過專家論證及逐級審批後，由招标中心負責組織實施采購。實施采購前，用戶單位需根據專家反饋意見修改完善合同範本，經設備處審核、發展規劃辦公室審定後作為實施采購的必要文件之一。

3.設備相關服務類項目合同的簽訂。

為确保供應商服務到位，設備相關服務類項目一般均需簽訂服務合同。因不同項目差異性較大，難以制定統一的合同模闆，合同需經發展規劃辦公室審定。基本程序如下：

（1）合同草拟。合同範本由用戶負責草拟，其中應包含但不限于服務範圍、服務内容、服務方式、服務期限、合同價格、付款方式、驗收标準及違約條款等内容。

（2）合同審核。合同範本草拟完成後，提交用戶所在單位審核；單位審核通過後，由單位通過OA系統提交設備處審核；設備處審核通過後，由發展規劃辦公室審定。

（3）合同簽訂。服務供應商确定後，由設備處代表學校與供應商簽訂合同。

三、關于設備到貨後的管理

1.重視設備到貨簽收工作。

（1）設備到貨時，使用單位應安排專人到現場進行貨物簽收。簽收前，應仔細核對貨物的外包裝唛頭（即标簽）、數量，确保與送貨清單相符。

（2）如果出現貨物外包裝唛頭、數量不符等情況，應在設備簽收單上注明具體情況并由送貨、收貨雙方簽名确認，同時立即向設備處報告，由設備處視具體情況進行處理。

2.加強設備開箱驗貨管理工作。

（1）國内設備：部分需供應商到場驗貨和安裝的設備，供應商和使用單位必須雙方同時在場方可開箱驗貨。

（2）進口設備：供應商、外貿公司、使用單位必須三方同時在場方可開箱驗貨，任何一方不得獨自開箱驗貨；屬于法定檢驗的設備，還需出入境檢驗檢疫部門人員到場檢驗。

（3）開箱驗貨過程中應詳細記錄有關情況，驗貨結果必須由參與各方簽字确認。如發現設備（包括部件）的品牌、型号、數量等與合同約定不符，屬國内設備的，應視具體情況作出拒收或補貨等适當處理；屬進口設備的，應妥善封存所有設備和部件并及時報告設備處進行處理。如出現多貨情況，未經設備處允許，不得将多出的貨物、特别是與我校無關的進口貨物直接交給供應商帶走。

3.妥善保管到貨後暫未能開箱安裝的設備。

設備到貨後，原則上應在90天内完成安裝調試和驗收工作。如因特殊原因無法及時開箱驗貨和安裝調試的，使用單位應做好設備的保管措施，不得将設備放置在無人值守的公共空間，以免設備損壞或丢失。有特殊保管要求（如存放溫度、濕度等）的設備，應按要求放置于符合條件的實驗室中妥善保管。

4.及時安裝調試設備和組織驗收，加快清理預付款。

設備經安裝調試能夠正常工作後，應及時組織驗收。設備驗收通過後，用戶應及時辦理付款、外貿結算（進口設備）、固定資産報增、預付款沖賬等事項。

設備驗收過程中，如發現設備技術指标與合同要求不符等問題，須現場詳細記錄有關情況，由參與驗收各方共同簽名确認并及時向設備處報告，由設備處負責組織和協調後續處理工作，用戶不得私自将設備交給供應商處理。

四、關于免稅進口設備的管理

1.嚴禁私自改變監管期内免稅進口設備的放置地點。

海關監管期内，如需改變免稅進口設備的放置地點，須提前報設備處審批。屬校内地址變動的，應及時更新固定資産管理系統中的相應信息。設備需放置在校外使用的，須經設備處審核并報海關批準，辦理程序如下：

（1）申請。用戶應提前向所在單位提交申請報告，說明拟将免稅進口設備放置到校外使用的原因和必要性，以及設備的具體放置地點、用途、使用和管理方式、安全防護措施等情況，屬于合作使用的，還需說明合作單位的名稱和性質、合作内容等，并提供合作協議書複印件作為證明材料。

（2）審核。所在單位審核同意後，以單位名義通過OA系統向設備處提出申請。

（3）報批。設備處審核通過後，提交相關材料報海關審批。海關批準備案後，用戶方可變更設備放置地點。

2.嚴禁私自将免稅進口設備交給供應商處理。

海關監管期内，免稅進口設備如出現故障或有質量問題，應及時報告設備處進行處理。未經設備處批準，嚴禁使用單位或個人将免稅進口設備直接交給供應商做退換貨或其它方式處理。

3.免稅進口設備對外共享使用須事先向海關報備。

海關監管期内，免稅進口設備如需對校外單位的科學研究、科技開發和教學活動提供共享服務，應事先向設備處報告，由設備處向海關報備後方可進行。

規範和加強設備物資及相關服務采購管理工作，直接關系到各單位和學校教學、科研活動能否順利開展，各項事業發展目标能否順利實現。各單位務必高度重視，積極配合學校做好相關管理制度和工作流程的宣傳貫徹工作，嚴格履行單位的審核審批責任，充分發揮單位的專業把關作用，規範和改進本單位設備物資及相關服務采購管理工作，努力提高管理水平和工作效率，保障學校各項事業順利發展。

特此通知。

 

 

附件：進口設備物資的采購方式和基本流程

 

 

 

設備與實驗室管理處

                              2017年9月21 日

（聯系人：張宇晖、杜愛雪，電話：020-84110078）

 

附件： 

進口設備物資的采購方式和基本流程

采購程序		單價或批量總價（M），單位：萬元				辦理單位
		M＜20		20≤M＜100	M≥100
		專項經費	其它經費	所有經費
論證	立項論證	√		√	√	專項管理職能部門 設備處
	必要性論證	√		√	√
	可行性論證	√		√	√	設備處采購計劃科
采購	網上競價	√	√			設備處合同管理科
	快速采購			√		招标中心
	招标采購				√
簽訂購銷協議		√	√	√	√	設備處合同管理科
簽訂外貿合同		√	√	√	√	設備處合同管理科 中大進出口公司
申辦免稅（1）		√	√	√	√
預付貨款		√	√	√	√	核算中心 中大進出口公司
供貨、驗貨		√	√	√	√	供應商、用戶單位 中大進出口公司
安裝、調試		√	√	√	√	用戶單位、供應商
驗收	自行驗收	√	√			用戶單位
	專家驗收			√	√	設備處合同管理科
支付尾款		√	√	√	√	中大進出口公司
外貿結算		√	√	√	√
固定資産登記（2）		√	√	√	√	設備處設備管理科
财務沖賬		√	√	√	√	核算中心
免稅設備對外服務						設備處合同管理科

備注：1.價值低于1萬美元時，原則上不辦理免稅。

      2.實驗材料不必辦理固定資産登記。